Кога е необходима отделна пощенска кутия?
Създайте кутия, когато човек трябва да има собствен Inbox, Sent, парола и място. Влизането през Outlook, телефон или webmail, изпращането от адреса и отделната история изискват кутия. Ако info@ или sales@ трябва само да доставя до съществуващ служител, alias обикновено е по-подходящ. Когато няколко души работят с обща история, предварително определете отговорностите и модела за достъп.
Преди да започнете
- Проверете, че домейнът е добавен и потвърден в Corporate Email.
- Изберете локалната част — например ime.familiya, support или billing; домейнът след @ се избира отделно.
- Проверете свободната обща квота и разрешения брой кутии.
- Определете сигурен канал за началната парола и отговорник за първата настройка.
- Подгответе MX и SPF; настройвайте приложения едва след като DNS сочи правилната услуга.
Създаване на кутия в Mailcow
- Влезте в клиентската зона на EuroVDC.
- Отворете Corporate Email. Уверете се, че не сте в хостинг пакет или DirectAdmin.
- Отворете Accounts или управлението на кутии и изберете създаване на нова кутия.
- Въведете локалната част преди @ и изберете правилния домейн. Проверете получения пълен адрес.
- Въведете показвано име, сигурна парола и квота в MB.
- Прегледайте и запазете; после потвърдете адреса, състоянието и квотата в списъка.
Прочетете името на продукта и свързания домейн. Email Accounts в хостинг е различна административна зона.
Показват се съществуващи адреси, използвана или зададена квота и командата за нов акаунт. Проверете дали локалната част вече не е alias.
Не добавяйте @домейн към локалната част, ако домейнът се избира отделно. Квотата се въвежда в MB.
Потвърдете активното състояние и зададеното място. Дайте на потребителя само проверения пълен адрес.
Правила за парола и сигурно предаване
Панелът изисква поне 8 знака, включително една малка буква, една главна буква, една цифра и един специален знак. Допустимите знаци включват !@#$%^&*()_+-=[]{};':"\|,.<>/?. По-дълга, уникална и случайна парола е по-сигурна от минималното изискване. Не използвайте отново парола за сайт, FTP или друга кутия.
Не изпращайте паролата в същата нова кутия. Използвайте password manager, еднократно защитено споделяне или отделно потвърден канал. Устройствата трябва да имат заключване и актуален софтуер, а данни да не се запазват на общ компютър. Поддръжката никога не се нуждае от паролата.
Избор и промяна на квота
Минималната квота за нова кутия е 256 MB. Тя не може да надвиши общия пул на домейна или закупения продукт; мястото за другите кутии също се брои. Разпределяйте според натоварването и растежа. Потребител с големи прикачени файлове има нужда от повече от акаунт само за известия, а твърде малката квота прекъсва работата.
| Ситуация | Правилно действие | Причина |
|---|---|---|
| Нов, леко използван акаунт | Поне 256 MB с резерв | Покрива минимума и растежа |
| Намаляване на квота | Първо вижте използваното място | Не може под текущото използване |
| Недостатъчен продуктов пул | Прегледайте другите квоти или надградете | Общото не може да надхвърля пула |
| Почти пълна кутия | Архивирайте, изтрийте безопасно, изпразнете Trash или увеличете | Sent и Trash също заемат място |
Ако панелът откаже намаление, желаната стойност вероятно е под използваното място. Архивирайте нужното, изтрийте ненужните големи писма, изпразнете Trash и изчакайте индикаторът да се обнови. Не задавайте квота под реалното използване.
Сигурно управление на съществуващ акаунт
Промяна на име или квота
Отворете акаунта в правилния домейн. Промяната на показваното име не променя адреса; ако приложение пази старо име, обновете и него. При квота сравнете използването, зададеното място и продуктовия пул. След записване тествайте получаване и изпращане през webmail.
Смяна на парола
Може да зададете нова валидна парола без старата. След това телефони, настолни приложения, принтери, скенери и системи може да продължат да опитват със старата. Обновете всички в един прозорец за поддръжка, за да избегнете повтарящи се грешки и временни защитни ограничения.
Преди изтриване
Изтриването засяга данните и достъпа. Проверете срокове за съхранение, предаване на работа, локални архиви, пренасочвания и свързани приложения. Ако адресът после ще стане alias, експортирайте нужните писма и потвърдете изтриването. Напускането на служител не означава автоматично, че историята е ненужна.
Първо влизане и проверка
- Влезте на https://mail.YOURDOMAIN.com/user с пълния адрес и новата парола.
- Изпратете тест с уникална тема до външен адрес и отговорете.
- Проверете Sent и Inbox.
- После настройте securemail.eurovdc.eu с IMAP 993 SSL/TLS и SMTP 587 STARTTLS или 465 SSL/TLS.
- За SMTP използвайте пълния адрес и същата парола; тествайте двете посоки отделно.
Ако webmail работи, но приложението не, проверете клиентските настройки вместо да създавате акаунта отново. Ако и webmail отказва, проверете пълния адрес, клавиатурата и новата парола. При липсваща външна поща проверете MX; при spam или отказ — SPF, DKIM и DMARC.
Разлика между продуктите, връзка и DNS
Corporate Email (Mailcow) и имейлът към хостинг пакет са различни продукти. Стъпките в клиентската зона на EuroVDC тук са за Corporate Email. За хостинг имейл влезте в DirectAdmin на https://SERVER:2222: кутиите са в Email Accounts, а пренасочванията и alias записите — в Email Forwarders. Използвайте показаните там лимити и име на сървъра.
| Настройка | Стойност за Corporate Email | Бележка |
|---|---|---|
| Сървър | securemail.eurovdc.eu | Входяща и изходяща поща |
| IMAP | 993, SSL/TLS | Препоръчана синхронизация |
| SMTP | 587, STARTTLS | Препоръчано изпращане |
| Алтернативен SMTP | 465, SSL/TLS | Алтернатива на порт 587 |
| POP3 | 995, SSL/TLS | Само при специална нужда |
| Потребител | Пълният имейл адрес | Също за SMTP удостоверяване |
Corporate webmail е на https://mail.YOURDOMAIN.com/user; заменете YOURDOMAIN.com с вашия домейн. За приложения вижте настройките за връзка с EuroVDC имейл, а за удостоверяване — SPF, DKIM, DMARC и доставяемост. MX и SPF трябва да са готови преди реална употреба, а DKIM да е публикуван изцяло. DNS кешът може да забави промените.
Кратък списък за проверка
- Corporate Email е разграничен от DirectAdmin хостинг имейл.
- MX/SPF са готови и DKIM съвпада с екрана на продукта.
- Кутията или alias адресът е в правилния домейн.
- Проверени са квотите на кутията, домейна и продукта.
- Webmail, IMAP получаване и SMTP изпращане са тествани отделно.
- Резултатът и часът са записани без споделяне на парола.
Използвайте Email Setup Card PDF в Помощни файлове. При проблем изпратете вида продукт, часа, грешката и безопасна снимка на support@eurovdc.eu. Инфраструктурата е в София, ЕС; не изпращайте парола.