Wann ein eigenes Postfach benötigt wird
Erstellen Sie ein Postfach, wenn eine Person einen eigenen Posteingang, Gesendet-Ordner, ein Passwort und Speicherplatz benötigt. Die direkte Anmeldung in Outlook, auf dem Smartphone oder im Webmail sowie eine getrennte Nachrichtenhistorie setzen ein Postfach voraus. Soll info@ oder verkauf@ nur an ein bestehendes Konto liefern, genügt meist ein Alias. Wenn mehrere Personen denselben Verlauf gemeinsam bearbeiten müssen, sollten Zuständigkeit und Zugriffsmodell vorab definiert werden.
Vorbereitung
- Prüfen Sie, dass die Domain dem Corporate-Email-Produkt hinzugefügt und bestätigt wurde.
- Legen Sie den lokalen Teil wie vorname.nachname, support oder rechnung fest; die Domain wird separat ausgewählt.
- Prüfen Sie die freie Gesamtquota und die verfügbare Anzahl von Postfächern.
- Bestimmen Sie einen sicheren Kanal für das Anfangspasswort und die verantwortliche Person für die Ersteinrichtung.
- Bereiten Sie MX und SPF im DNS vor; richten Sie Clients erst nach korrekter DNS-Zuordnung ein.
Postfach in Mailcow erstellen
- Melden Sie sich im EuroVDC-Kundenbereich an.
- Öffnen Sie den Dienst Corporate Email und stellen Sie sicher, dass es sich nicht um das Hostingpaket oder DirectAdmin handelt.
- Öffnen Sie Accounts beziehungsweise die Postfachverwaltung und wählen Sie „neues Postfach“.
- Tragen Sie den lokalen Teil vor @ ein und wählen Sie die richtige Domain. Kontrollieren Sie die vollständige Adresse.
- Geben Sie Anzeigename, sicheres Passwort und Quota in MB ein.
- Prüfen und speichern Sie die Angaben; kontrollieren Sie danach Adresse, Status und Quota in der Liste.
Lesen Sie Produktname und zugeordnete Domain. „Email Accounts“ eines Hostingdienstes ist eine andere Verwaltung.
Vorhandene Adressen, belegte beziehungsweise zugewiesene Quota und die Schaltfläche zum Anlegen werden angezeigt. Prüfen Sie auch, ob der lokale Teil bereits als Alias existiert.
Fügen Sie die Domain nicht an den lokalen Teil an, wenn sie über eine Liste gewählt wird. Die Quota wird in MB angegeben.
Bestätigen Sie aktiven Status und zugewiesenen Speicher. Übermitteln Sie nur die verifizierte vollständige Adresse.
Passwortregeln und sichere Übergabe
Das Panel verlangt mindestens 8 Zeichen, darunter mindestens einen Kleinbuchstaben, einen Großbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen. Zulässig sind unter anderem !@#$%^&*()_+-=[]{};':"\|,.<>/?. Ein längeres, einmaliges und zufällig erzeugtes Passwort ist sicherer als das bloße Minimum. Verwenden Sie kein Passwort eines Webadministrators, FTP-Zugangs oder anderen Postfachs erneut.
Senden Sie das Passwort nicht an dasselbe neue Postfach. Nutzen Sie einen Passwortmanager, eine einmalige sichere Freigabe oder einen getrennt bestätigten Kanal. Schützen Sie Geräte durch Bildschirmsperre, halten Sie Software aktuell und speichern Sie Zugangsdaten nicht auf gemeinsam genutzten Computern. Der Support benötigt das Passwort niemals.
Quota auswählen und ändern
Die Mindestquota für ein neues Postfach beträgt 256 MB. Sie darf den Quota-Pool der Domain beziehungsweise des gekauften Produkts nicht überschreiten; Zuweisungen anderer Postfächer zählen mit. Planen Sie nach Arbeitslast und Wachstum. Benutzer mit großen Anhängen benötigen mehr als ein reines Benachrichtigungskonto, während zu kleine Werte zu ständigen Unterbrechungen führen.
| Situation | Richtige Maßnahme | Grund |
|---|---|---|
| Neues, wenig genutztes Konto | Mindestens 256 MB plus Reserve | Erfüllt Minimum und Wachstum |
| Bestehende Quota reduzieren | Zuerst belegten Speicher prüfen | Quota darf nicht unter der aktuellen Nutzung liegen |
| Produktpool reicht nicht | Andere Zuweisungen prüfen oder Produkt erweitern | Gesamtzuweisung darf Pool nicht überschreiten |
| Postfach fast voll | Archivieren, sicher löschen, Papierkorb leeren oder erhöhen | Auch Gesendet und Papierkorb belegen Speicher |
Lehnt das Panel eine Verkleinerung ab, liegt der Wunschwert meist unter dem belegten Speicher. Sichern Sie benötigte Daten, entfernen Sie große unnötige Nachrichten, leeren Sie den Papierkorb und warten Sie auf die aktualisierte Anzeige. Erzwingen Sie niemals eine Quota unterhalb der Nutzung.
Bestehendes Konto sicher verwalten
Anzeigename oder Quota ändern
Öffnen Sie das Konto in der richtigen Domain. Der Anzeigename ändert nicht die Adresse; zeigt ein Client weiterhin einen alten Namen, muss dessen lokale Identität ebenfalls aktualisiert werden. Vergleichen Sie bei Quota-Änderungen Nutzung, Zuweisung und Produktpool. Testen Sie nach dem Speichern Versand und Empfang im Webmail.
Passwort zurücksetzen
Ein neues regelkonformes Passwort kann ohne Kenntnis des alten vergeben werden. Danach versuchen Telefone, Desktopprogramme, Drucker, Scanner und Anwendungen möglicherweise weiterhin das alte Kennwort. Aktualisieren Sie alle Geräte im selben Wartungsfenster, damit wiederholte Anmeldefehler keine Schutzmechanismen auslösen.
Vor dem Löschen
Das Löschen betrifft Daten und Zugang. Klären Sie Aufbewahrungspflichten, Übergabe, lokale Archive, Weiterleitungen und verbundene Anwendungen. Soll die Adresse später als Alias dienen, exportieren Sie benötigte Inhalte und bestätigen Sie die vollständige Löschung. Das Ausscheiden eines Mitarbeiters bedeutet nicht automatisch, dass der Nachrichtenverlauf entbehrlich ist.
Erste Anmeldung und Prüfung
- Melden Sie sich unter https://mail.YOURDOMAIN.com/user mit vollständiger Adresse und neuem Passwort an.
- Senden Sie eine eindeutig bezeichnete Testnachricht an eine externe Adresse und antworten Sie.
- Kontrollieren Sie Gesendet und Posteingang.
- Richten Sie danach securemail.eurovdc.eu mit IMAP 993 SSL/TLS und SMTP 587 STARTTLS oder 465 SSL/TLS ein.
- Verwenden Sie die vollständige Adresse und dasselbe Passwort für SMTP und testen Sie beide Richtungen getrennt.
Funktioniert Webmail, aber der Client nicht, liegt der Fehler bei der Clientkonfiguration und nicht bei der Kontoerstellung. Schlägt auch Webmail fehl, prüfen Sie vollständige Adresse, Tastaturlayout und neues Kennwort. Bei fehlendem externem Empfang kontrollieren Sie MX; bei Spam oder Ablehnung SPF, DKIM und DMARC.
Produktunterschied, Verbindung und DNS
Corporate Email (Mailcow) und Hosting-E-Mail sind unterschiedliche Produkte. Diese Kundenschritte gelten für Corporate Email. Bei Hosting-E-Mail nutzen Sie DirectAdmin unter https://SERVER:2222: Postfächer stehen unter Email Accounts, Aliase und Weiterleitungen unter Email Forwarders.
Corporate Email verwendet securemail.eurovdc.eu und die vollständige Adresse als Benutzernamen. Sicher sind IMAP 993 SSL/TLS, SMTP 587 STARTTLS oder 465 SSL/TLS sowie optional POP3 995 SSL/TLS. Webmail: https://mail.YOURDOMAIN.com/user.
Siehe Verbindungseinstellungen und SPF, DKIM, DMARC und Zustellbarkeit. MX/SPF müssen bereit und DKIM korrekt veröffentlicht sein; DNS-Caches können Änderungen verzögern.
Schnellcheckliste
- Produkt, Domain, Quota und MX/SPF/DKIM geprüft.
- Webmail, IMAP und SMTP getrennt getestet.
Nutzen Sie die Email Setup Card unter Hilfsdateien. Senden Sie bei Bedarf Produkttyp, Testzeit, Fehler und sicheren Screenshot an support@eurovdc.eu. Die Infrastruktur steht in Sofia, EU; geben Sie nie ein Passwort weiter.